転職エージェント裏事情

内定お礼メール・辞退メールの書き方のコツ

内定確定後、封書で内定通知が自宅に届きます。合わせて電話でも連絡がくる場合もありますので、連絡が来たらできるだけ早くお礼の連絡をしたいところ。

 

しかし、中には辞退を考えている人もいると思います。

 

内定お礼メール・辞退メールの書き方のコツとポイントについて紹介します。

 

メールを送るタイミングはいつ?

お礼の場合でも、辞退の場合でも早めの連絡を心がけましょう。

 

もちろんその内容の鮮度というのもありますが、企業側としても早く内定を確定させたいと事情があります。また、せっかくの内定ですが辞退する場合には、企業側も他の候補者に連絡をしなくてはいけないという裏事情もありますので、早めの連絡が相手の為にもなります。

 

ビジネスにおいてスピーディな対応は印象がいいものです。内定通知をもらったら、できるだけ早く連絡を入れるようにしましょう。

 

お礼メールの書き方

前述でも記載しましたが、できるだけ早くメールを送ることに意味がありますので迅速な対応がお礼メールの効果を高めます。よって、その内容は長々と書くのではなくシンプルな内容が好ましくあります。

  • 内定に対するお礼
  • 入社に関する抱負
  • 締めの挨拶

全て合わせても300文字程度の内容で充分です。件名はメールの趣旨がわかるものを。この場合は「採用内定のお礼」などお礼メールであることがひと目でわかる件名が一般的です。

 

内定辞退メールの書き方

内定辞退に関しては、メールではなく直接伝えた方が良いのでは?と考える方もいるかと思いますが、辞退に関する連絡は必ずメールで送るようにしましょう。

 

理由は、辞退連絡は早めに企業側に伝えることが望ましいことと、辞退したという事実をきちんと形に残すことでトラブルを回避することができるからです。

  • 内定のお礼
  • 内定辞退理由
  • 謝罪
  • 締めの挨拶

お礼のメール同様、シンプルにまとめましょう。ポイントは、謝罪の気持ちをきちんと伝えることで誠意を見せることです。メールタイトルは「内定辞退のお願い」などわかりやすいものにしましょう。